Bilişim sektöründe ki devasa gelişimler artık her gün hayatımıza yeni kavramların girmesine yol açıyor. Hemen her hizmetin önüne e- harfini koymaya başladık. E-imza, e-bankacılık, e-devlet, e-şifre derken bu yıl artan oranda e-fatura ve e-defter i de bunlara ekledik. Tabii tüm bunları dijital ortamda kullanabilmemiz için şifreler, şifreler, şifreler hayatımızı büsbütün sardı.

Elbette artık kaçınılmaz değişimi bizim de karşı koymadan anlamamız ve bu değişime alışmamız gerekiyor. Dijitalleşmenin giderek hayatımızın bir çok alanında alacağımız hizmet kalitesini de artırdığı bir gerçek.

2010 yılı mart ayında yayınlanan 397 sıra nolu Vergi Usül Kanunu Genel Tebliği uyarınca; şirketler için yoğun iş belge sayısına yönelik olarak işletmeler için teknolojiye uygun yeni usul ve esasların uygulanması amacıyla daha çok ihtiyari bir uygulama olan e-fatura ve e-defter, 2012 yılında yayınlanan 421 sıra nolu VUK Genel Tebliği ile bazı mükellef gurupları için zorunlu hale getirilmiştir.

Tebliğ gerekçelerinden de görüleceği üzere Maliye Bakanlığı ‘nın mükelleflere e-fatura ve e-defter zorunluluğu getirmesinin önemli amaçlarından birisi gelişen teknolojiye uygun bir belge düzeni sağlayabilmek ve yine önemli amaçlarından bir tanesi de kayıt dışı ekonomi ile mücadele edilip etkin bir vergi denetiminin sağlanabilmesidir.

Elbette etkin bir denetimin sağlanabilmesi için idari işleyiş ve organizasyonda da Maliye Bakanlığı bazı adımlar atıyor. Bunlar arasında örneğin 2014 yılı sonunda Vergi Denetim Kurulu bünyesinde kurulun e-Denetim Şube Müdürlüğü’nü sayabiliriz.2015 yılın sonuna doğru vergi müfettişi sayısı 2011 yılındaki sayının hemen hemen iki katını aşarak 10 bine ulaştı.

01.01.2016 Tarihinden itibaren ülkemizde 50 binden fazla firma e-fatura ve e-defter uygulamasına zorunlu olarak geçmiş bulunuyor. Tabii elektronik ortamda verile standartlaştığından ve aynı zamanda kolay ve hızlı verilere ulaşılabildiğinden artık bir bakıma tek tuş ile maliyenin denetim yapması mümkün olacak. Burada şunu söylemek gerekir; vergi denetimi otorite tarafından bu kadar hızlı ve kolay yapılabiliyorsa vergi mükelleflerini ne tür riskler bekliyor? Şirketler e-fatura ve e-defter olası risklerinden kendilerini nasıl korurlar?

Kısaca bunlara da değinmek gerekirse; 01.01.2016 yılbaşında sisteme giren firmalar en geç Nisan 2016 sonunda e-defterleri için elektronik ortamda Maliye Bakanlığı tarafından berat almak zorundalar. Muhasebe kayıtlarında yapılacak hatalar için defter beratı alındıktan sonra ilgili aya ait işlemler kapandığı için düzeltme işlemi ancak takip eden cari ay içersin de tek düzen hesap planına uygun ilgili muhasebe düzeltmeleri ile mümkün olabilecek. O nedenle defter beratı alınmadan muhasebe yevmiye maddelerinin tekrar tekrar otokontrolden geçirilmesinde yarar var.

Şirketlere e-defter ve e-fatura uygulamalarında olası bilişim hatalarının önüne geçilmesi için profesyonel bilişim güvenliği destekleri almalarını ve iyi çalışan bir bilişim alt yapısı kurarak personellerini de eğitmelerini öneriyoruz.

İşletmelerin ay içersin de düzenledikleri e-faturaları ve oluşturdukları e-defteri berat almadan önce denetlemelerini kolaylaştıracak piyasa da bulunan bazı özel e-denetim yazılımlarını da edinerek kullanmalarında yarar olduğunu belirtelim.